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オンラインイベントを行う際の注意点(準備編)

何をどう準備するか

こんにちは、井桁です。

外出を控える方が増えた2020年。
囲碁業界では対面イベントがほとんど中止になり、代わりにオンラインイベントが増えました。

最近では、囲碁棋士・囲碁サロン・囲碁講師の皆さんが、それぞれの強みを活かしたイベントを企画しています。

僕も6月から『上達の約束オンライン講座』を始めたり、これまで対面で開催してきた囲碁会を、オンラインに変更して開催しています。
 
 
元の生活が少しずつ戻り、各囲碁サロンも営業を再開するようになりましたが、オンラインイベントは今後も求められると思います。

業界として「オンラインイベント」は新しい取組みなので、これから開催しようと思っている方に向けて、準備する際の注意点をブログに残します。

1・囲碁業界の現状について

囲碁業界はファンの多くがご年配の方です。
オンラインイベントを開催していくにあたって、この点を見逃してはいけません。

ご年配の方はパソコンの操作そのものに不慣れな方が多いです。
そのため「自分がオンラインイベントに参加するのは難しそう。」と何となく思う方もいることでしょう。

多くの方にイベントに参加してもらいたいならば、準備段階からしっかりとサポートすることが求められます。

この点を前提として記事を続けます。

2・無料通話アプリ・Zoomについて

多くのオンラインイベントで使われているのが、無料通話アプリZoomです。

元々はオンライン会議に使われていたツールですが、自宅で過ごす人が増えるに連れて、利用者数が増えました。

僕もイベントやレッスンする際には、Zoomを使っています。


(碁盤を使った解説をしている光景)

Zoomを選んだのは、参加者がアカウントをつくる必要がないというのが大きな理由です。
(アプリのインストールは必要)

無料通話アプリは他にもあれど、それぞれの方がアカウントを作らなければいけないものがほとんどです。

アカウントを作るだけなら簡単そうですが、ここで上記に挙げた「ご年配の方はパソコンに不慣れ」という問題が浮き上がってきます。

ご年配の方にとっては、アカウントを作るだけでも、
「登録するにはどこを押せばいいのか。変なボタンを押してしまったらどうしよう。」
といった不安を抱えてしまうことがあります。

そうすると「よく分からないし、今はやめておこう」という気持ちになりかねません。

その点Zoomならば、主催者が送ったURLをクリックすればオンラインルームに入れるので、事前の手間や心配をお互いに減らせます。

Zoomは無料登録できますので、試しに使いながら機能を確認してみてください。
(詳しい機能は以下ページからご確認ください。)
Zoom料金プランページ

3・事前サポートはレベルを2段階下げよう

事前サポートの実例として、ある囲碁イベントを開催しようとした際の、僕の反省を紹介します。

この会は、ご年配の方も含めた10人規模のイベントでした。
対面で行ってきたものを、オンラインに変更して開催しようとしたんです。

サポートは必要とはいえ、こちらの手間はできるだけ減らしたい。
そう思って以下の準備をしました。

・Zoomの使い方を紹介する動画作成。

・ネット碁サイトのアカウント登録の方法を紹介する動画作成

・本当にわからないときは電話してくださいという案内

作った動画をメールで共有できたので、その通りにパソコンを動かせば、全員が準備できると思っていました。

しかし動画に対して「これを見ても操作が分からない」といった返事を数名からいただきました。

「手順通りにやればいいだけなのに、どこをどう間違ってしまうのだろう?」

不思議に感じたので、返事をいただいた一人の方と電話で話してみたんです。

そこでようやく、ご年配の方は、僕が予想していた以上にパソコンの操作に慣れてないということに気づきました。

動画と同じ画面にならず、大きな不安を感じてしまう。
僕が何気なく使っていたIT用語の意味が分からない。

その方からは、こういった意見をいただきました。

IT用語の一例をお見せすると、動画内で僕は「まずブラウザを開いてください」と言っていました。
しかしその方からすると、「ブラウザ」が何を指しているのかが分からない。

「ブラウザ」ではなく、その方が普段から使っているソフト名(Internet Explorerなど)を使って解説するべきでした。
 
 
またもう一つ、「動画で分からないことがあっても、それを検索して調べながら操作すれば、全員うまくいくはずだ。」ということを読み間違えていました。

「分からなかったら検索する」という僕にとっては当たり前の行動が、パソコンに慣れてない方にとっては結びつかなかったのです。

電話で話しながら操作を進め、その方は無事にイベントに参加できましたが、こういった認識のズレは多くの囲碁ファンに当てはまる可能性が高いです。

なので、これからイベント開催を考えている方は、
「ここまで使い方を解説しておけば、みんな分かるだろう」と、自分がパッと思うレベルよりも、2段階レベルを下げて解説するくらいが、ちょうどいいと思います。

準備に力をかければ後が楽。

ここまで準備段階で注意しておきたいことを整理しました。

実例として挙げたものは10人規模だったので、一人ひとりサポートしても時間はそこまでかかりませんでしたが、大人数のものを予定している場合にはこれではいけません。

動画を作るだけでなく、手順を詳しく解説しているマニュアル(PDF)を作成するのも有効でしょう。
繰り返しになりますが、その際は図や写真も使いながら、かなり分かりやすくすることを注意してください。
「こんな簡単なことまで解説しなくていいよ」という文句が出てくるくらいでいいと思います。

作るのは大変ですが、いま力をかけておけば、後が絶対に楽になります。

オンラインイベントに関する記事は、これとは別に当日の注意点もまとめたいと思います。

ここまで長文をお読みいただき、ありがとうございました。

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