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オンラインイベントを行う際の注意点(当日編)

準備編は読みましたか?

こんにちは、井桁です。

先日アップした準備編に続き、今回はオンラインイベント当日の、主催者の心がまえについて書いていきます。

当記事は、無料通話アプリのZoomを使用することを前提としてしています。
また主催者のパソコンに映るオンライン上の碁盤を、参加者に画面共有して行うイベントをイメージしています。

(準備編をまだ読まれてない方は以下のリンクから)
*オンラインイベントを行う際の注意点(当日編)

参加者の確認を早めにしよう

オンラインイベントは自宅から参加する方が多くなります。
そのため開始前だけど、とりあえずミーティングルームに入室しておきたいと思う方もいるはずです。

開始時間の10分前には皆さんがログインできるように、主催者は余裕を持って臨みましょう。

参加者が早めにログインしてきたら、こちらからも確認できた旨を伝えます。
「あと10分ほどあるので、飲み物などご自由に用意してください」など案内しておくと、開始までの時間も有意義に使えます。

イベントの心がまえを冒頭に共有しよう

対面とオンラインイベントの大きな違いは、主催者が参加者の様子を把握しながら進められるかどうかにあります。

対面ならばそれぞれの様子を見ながらペースを調整できますが、オンラインでは主催者が見えるのはパソコン画面だけです。
カメラ越しに皆さんの表情は見えるものの、実際にどう思っているかは伝わってきにくくなります。
 
また接続不良など、予期せぬトラブルが起こる可能性も考えられます。
トラブルが生じると、つい焦ってしまうので、全体を落ち着けるためにも、参加するにあたっての心がまえを冒頭で共有しましょう。

1・こちらから皆さんの様子が見えないので、リアクションを大きくしてもらう

2・会話する時以外は、マイクを消音設定にしてもらう

3・質問があるときは、なるべく簡潔に言ってもらう

4・場合によっては時間を超えることもあります

5・質問はイベント後でも受付ます

僕はこういった点を事前に共有しています。

トラブルはイベントへの評判にもつながってしまうので、本題に入る前に全体の認識を合わせておくことで、全員が慌てずに済むでしょう。
 
 
特に項目1に挙げた「リアクションを大きくしてもらう」は、オンラインイベントでとても有効です。

何かを聞いて分かった時、人は首だけでうなずくことが多いと思います。
対面ならばそれでも良いのですが、オンラインでは声が聞こえません。

参加者本人は分かったつもりでも、主催者からすると、どう思っているのか伝わってきません。
すると次に進んで良いのか不安になってしまうので、分かったときはいつもより強めに「なるほど〜」と言ってもらう。分からなければ、「う〜ん、、、」と言ってもらう。

単純な相槌ひとつとっても、対面と画面越しとでは効果が変わることを事前に共有することで、オンライン上でのコミュニケーションを円滑に進められます。

もちろん参加者から質問が上がった際には、主催者も質問が終わるまで黙っているのではなく、相槌を打つことを心がけましょう。
 

全体のバランスを意識しよう

Zoomは通話なので、一人が話しているときは、他の人は基本的に黙ってしまいます。

積極的に質問できる人もいれば、周りの人に気を使ってタイミングが来るまで待っている人もいるはずです。

参加者の足並みを揃えるためにも、どういう人が参加しているのかを会話を通じて察知し、話を振るバランスなどを工夫しましょう。
  
  
また話す人が多ければ、当初の予定よりも長くなる可能性も考えられます。全体の予定時間をオーバーしてしまうかもしれません。
主催者は進行時間も常に気にしながら、全体がまとまるように運営しましょう。
 
全体のバランスは、開催するイベントによって変わってくると思います。
自分はどういう進行になれば理想なのか、事前にリハーサルを行って感覚を把握しておくことをおすすめします。

オンラインで囲碁を楽しもう

ここまで2回に分けて事前準備と、当日の注意点について書いてきました。

オンラインイベントそのものが囲碁業界にとって新しいものです。
そのため主催者の方も、最初は不安なことが多いかもしれません。

回数を重ねながら、よりよいイベントにしていきましょう。
 
  
参加者の方にとっては、囲碁を楽しめる幅がこれからますます広がっていくと思います。
全国、世界のどこからでも参加できるのがオンラインイベントの利点ですから、ぜひ自分に合ったものを探してみてください。

今回は僕が意識していることをまとめましたが、「他にもこういうことを意識しているよ」ということがありましたら、ぜひ教えてください。

オンラインで囲碁を楽しみましょう!

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